一、总则

（一）宗旨

根据《上海市政府采购管理办法》以及相关文件规定，完善各类采购流程，达到信息公开、领导、组织、措施、监督等方面的具体落实，实现采购工作的规范化、程序化。

（二）组织机构

组长：设备与实验室管理处处长；

副组长：设备与实验室管理处副处长；

组员：处办公室主任、采购供应科科长、设备管理科科长。

（三）工作任务

1、制定“项目计划、采购计划”；具体划分“政府采购”和“自行采购”，确定采购方式和项目负责人，下达采购任务书，指导和监督采购全过程。

2、组织相关人员共同参与开标和评标等重要步骤。

3、负责与校财务处、市财政局、市采购中心等部门的协调和沟通工作，负责汇总、整理并向市财政局报送材料，负责解释采购过程中遇到的有关政策和法规。

4、对具体项目的采购过程负责，积极与用户单位联系和沟通，按照各类采购流程具体操作，并做好项目完成后的材料归档工作。

5、讨论与采购项目有关的事宜。

6、严格执行财政部《政府采购进口产品管理办法》和市财政国库处《关于政府采购进口管理有关问题的说明》等文件的规定。

7、执行《调整政府采购合同签订及款项支付流程的通知》中的规定。

（四）设备采购总流程

共分为三个方面：政府集中采购、自行采购、委托中介公司招标采购。

1、政府集中采购，遵循公开、公正、公平原则，维护公共利益，保证行政效率，最大限度提高财政性资金的使用效益。其采购的方式有：招标采购、邀标采购、竞争性谈判采购、询价采购、定向采购、单一来源采购等几种形式。

政府集中采购资金来源为财政性资金，货物单项(个、件、套)金额或一次批量总额10万元（医疗器件5万元）含及以上，委托市采购中心或委托中介公司实行招标采购。

2、自行采购是指，资金来源为：（1）财政性资金，内容包括：单项金额在10万元（医疗器件5万元）以下，非政府采购目录上的设备；需办理免税的进口仪器类、采购途径单一来源类，并且经市财政局批准自行采购的设备。（2）学校自筹资金，内容包括：专项经费、设备费、学院业务费、科研经费等。由学校自行采购，或委托中介公司来操作。

3、凡货物单项(个、件、套)金额或一次批量总额10万元（医疗器件5万元）含及以上的设备采购，委托中介公司招标采购；10万元（医疗器件5万元）以下的设备采购，按照我校有关审批规定，在市场调研的基础上采取竞争性谈判采购和询价采购等方式进行。

二、工作任务

（一）政府集中采购

1、指导各学院、各部门项目负责人填写政府采购需求表；

2、商务活动中，负责与市采购中心和各学院、各部门项目负责人之间的联系及沟通工作；

3、对货物、工程有特殊要求的，由市采购中心会同我处与供应商签订合同；

4、协助、督促各学院、各部门项目负责人验收采购设备，签署验收意见，并进行备案；

5、制作固定资产验收单；

6、凡集中采购的项目，如果市采购中心不受理，需加盖“本需求表中的采购内容不属于集中采购范围”章后返回我校。我处将委托中介公司或按自行采购的流程操作。项目完成后，及时做好采购资料并报送市财政局审核后送处办归档；

7、目前与上述政府集中采购的方式平行使用的，还有协议供货（采购方式称为：集市采购）。协议供货是指通过公开招标方式，确定供应商和货物，由采购人登录市政采协议供货系统，在协议框架内选购具体货物的一种采购方式。采购人在系统中采取议价、团购、反拍等竞价手段，与供应商确定供货合同，以获得优惠的价格。

（二）自行采购

1、学校自筹资金：根据项目内容，按照各类采购流程操作。招标项目，须做好采购资料，送交处办公室归档；

2、财政性资金：根据项目内容，按照各类采购流程操作。该项目执行完毕后，做好采购资料，报送市财政局审核后送交处办公室归档；

3、自行采购的项目中，如有政府采购目录上的设备，应送市采购中心委托采购（自筹资金）。做好采购资料，报送市财政局审核后送交处办公室归档。

（三）委托中介公司招标采购

1、选择有政府采购资格的中介机构；

2、出具委托书；

3、确认招标文件；

4、确认采购全过程的时间表；

5、评标和签订合同；

6、验收；

7、制作固定资产验收单；

8、制作采购资料报送市财政局审核；

9、制作采购资料送交处办公室归档。

三、关于进口免税仪器设备采购工作的流程

（一）一般仪器设备（指单价或批量在人民币10万元以下）

当采购供应科、设备管理科接到处下达的采购计划，以及专家论证的通过报告和政府采购审批情况告知单后，由采购供应科根据该仪器设备的规格、型号、参数联系供应商进行询价、比价等洽谈。确定供应商后，委托外贸公司签定外贸合同，同时填写免税申请书，由报关员到海关办理相关手续，然后按合同方式付款，并负责监督合同执行的情况。

（二）大型仪器设备（指单价在人民币10万元含及以上）

首先由实验室管理科组织有关专家对该仪器设备进行可行性技术论证，若通过，则由采购供应科按照大型仪器设备采购的有关规定和程序进行操作。在确定仪器的型号和供应商后，委托外贸公司签定外贸合同，同时填写免税申请书，由报关员到海关办理相关手续，然后按合同方式付款，并负责监督合同执行的情况。开箱验收时，与实验室管理科、用户单位共同监督有关合同执行情况，做好技术资料的归档工作。

四、固定资产验收单流程

1、相关人员凭发票开具固定资产验收单；

2、仓库管理员编设备序号、分类号，并通知部门设备管理员（记帐）和该设备保管人（验收）在固定资产验收单上签字；

3、科长审核；

4、实验室管理科入帐。将黄、绿单退回仓库管理员，并在每季度末统一将红单送交校财务处对帐；

5、绿单由仓库管理员保管；

6、黄单附发票、暂借款单到校财务处冲帐。

注：我处的项目负责人，要督促供应商，开出的销售发票必须要有设备的规格型号。

五、有关要求

（一）按期完成项目

根据经费使用年限的要求，我处项目负责人根据处长签发的任务书操作，安排好时间，争取提前或按期完成（包括做好采购资料）项目。在项目执行过程中，如发生影响项目按期完成的情况，应及时沟通和汇报，并采取有效措施做出适当调整。

（二）根据年度预算全程跟踪的要求，我处每个项目负责人必须在每年度的4月、6月、9月的20日之前召开例会交流工作，并向科长报告下季度用款计划，科长即时向处办公室转交，由处办公室送交校财务处。

（三）采购资料整理归档

为了做好采购项目技术资料归档工作，凡是财政经费和学校自筹资金招标项目，在项目完成后，项目负责人须按要求做好采购资料整理归档工作，资料一式二份，交处办公室归档。

（四）每年市财政局专项送交处办公室的材料，按下述要求执行

根据市财政局的要求，自行采购的项目，由我校预先垫付资金采购。以每个采购编号为单位，项目执行完毕时，规范地做好采购材料。经市财政局审核批准后，划款给我校。到年底，未执行的财政专项，其预算额度将被市财政局予以注销或收回。

1、自行采购：以每个采购编号为单位，项目执行完毕时，进行验收，制作固定资产验收单。并准备以下材料，一式二份，送交处办公室备案。

（1）任务书；

（2）货比三家的报价；

（3）合同；

（4）发票复印件；

（5）付款凭证复印件；

（6）填写自行采购情况报告表（请打印，勿手写）；

（7）档案目录（此项由处办负责整理归档）。

若是委托市采购中心通过公开招标，分批供货方式采购的货物，可不提供第（2）、（3）项材料，而应提供由市采购中心、采购人、供应商三方盖印的《上海市政府采购中心货物交付验收单》。

若是协议供货：可不提供第（2）项材料，而应提供《上海市政府采购电子平台货物交付验收单》。

2、委托中介公司：选择具有政府采购代理业务资格的中介机构代理招标。出具委托书、确认招标文件、确认采购全过程的时间表、评标和签订合同、验收、制作固定资产验收单。项目执行完毕后，整理以下材料，一式二份，送交处办公室备案。

（1）任务书；

（2）招标公司中标通知书；

（3）合同，并且有采购代理加盖骑缝章；

（4）发票复印件；

（5）付款凭证复印件；

（6）填写自行采购情况报告表（请打印，勿手写）；

（7）中标单位投标书（此项由处办负责整理归档）；

（8）档案目录（此项由处办负责整理归档）；

（9）进口仪器，必须附专家论证的通过报告和政府采购审批情况告知单。

3、集中采购：以每个采购编号为单位，项目执行完毕时，验收、制作固定资产验收单，并准备以下材料，一式二份，送交处公室办备案。

（1）任务书；

（2）上海市政府采购中心，采购需求表；

（3）由市采购中心、采购人、供应商三方盖印的《上海市政府采购中心货物交付验收单》；

（4）档案目录（此项由处办公室负责整理归档）。

4、若是协议供货：以每个采购编号为单位，项目执行完毕时，验收、制作固定资产验收单，并准备以下材料，一式二份，送交处办公室备案。

（1）任务书；

（2）上海市政府采购购货合同；

（3）上海市政府采购电子平台货物交付验收单；

（4）发票复印件；